Wynajem krótkoterminowy i długoterminowy – co warto wiedzieć?

Wypożyczalnia samochodów przygotowuje oferty dedykowane Klientom indywidualnym oraz przedsiębiorstwom. Są one dopasowywane do potrzeb różnych grup docelowych, co pozwala firmom z branży dotrzeć do jak najszerszego rynku. Najem auta możliwy jest zarówno na godziny czy doby, jak i w oparciu o umowy trwające kilkanaście czy nawet kilkadziesiąt miesięcy. Wyjaśniamy, czym dokładnie jest krótkoterminowy i długoterminowy wynajem aut, jakie są ich wady i zalety oraz w jakich sytuacjach najlepiej sprawdzą się poszczególne rozwiązania.

Jaka jest definicja krótkoterminowego wynajmu samochodu?

Krótkoterminowy wynajem samochodów (car rent) to umowa pomiędzy wypożyczalnią aut, a Klientem docelowym na dzierżawę pojazdu na określony okres czasu. Umowa dzierżawy podpisywana zwykle jest na czas od 1 do 30 dni. Wypożyczalnie najczęściej stosują rozliczenia dobowe, ale na rynku można znaleźć także oferty z rozliczeniem godzinowym. Takie umowy to rozwiązanie stworzone z myślą o osobach, które okazjonalnie potrzebują samochodu i chcą szybko wynająć go za opłatą.

Wynajem krótkoterminowy aut – zalety

Wynajem krótkoterminowy aut cieszy się dużym zainteresowaniem zarówno wśród osób prywatnych, jak i firm. Tego typu umowy są elastyczne i dopasowane do oczekiwań Klientów potrzebujących auta okazjonalnie. Sprawdzają się we wszystkich nieprzewidzianych sytuacjach, pozwalają szybko uzyskać potrzebne auto, które zagwarantuje wygodną podróż. Wiele wypożyczalni umożliwia rezerwację samochodu online, dzięki czemu można wygodnie porównać dostępne modele, ich wyposażenie i warunki umowy.

Główne zalety wynajmu krótkoterminowego to:

• możliwość wypożyczenia auta dopasowanego do indywidualnych potrzeb (samochody osobowe, vany, busy, 9-osobowe mini-busy, pojazdy dostawcze),
• auta różnych klas pozwalające na ekonomiczną jazdę po mieście lub dalekie podróże,
• dostęp do aut znanych i cenionych marek w niewygórowanych cenach,
• możliwość wypożyczenia samochodu klasy Premium czy sportowego (na wyjątkowe okazje – np. ślub, wieczór kawalerski lub panieński, firmowy bankiet bądź inną imprezę),
• możliwość wynajmu auta jedynie na czas naprawy czy przeglądu prywatnego lub firmowego samochodu (w tym także na koszt polisy OC sprawcy wypadku),
• możliwość wynajmu samochodu podczas wakacji, rodzinnej wycieczki czy wyjazdu ze znajomymi (samochód można zarezerwować online przed wyjazdem i odebrać go na miejscu),
• możliwość rezerwacji i najmu auta na czas podróży służbowej (na konferencje, szkolenia, spotkania biznesowe),
• możliwość zamówienia podstawienia auta pod podany adres – tzw. usługa „door to door” (np. na lotnisko, pod dworzec kolejowy, hotel czy siedzibę firmy),
• zróżnicowane wyposażenie dodatkowe, które można wygodnie dopasować do potrzeb (np. klimatyzacja, fotelik dziecięcy, radio CD, nawigacja itp.),
• niskie koszty i brak zobowiązań długoterminowych (wypożyczalnie stosują rozliczenia dobowe i godzinowe),
• brak skomplikowanych formalności (krótkoterminowy wynajem aut zwykle wiąże się z ograniczeniem formalności do niezbędnego minimum),
• przejrzyste zasady najmu – wiele wypożyczalni umieszcza na swoich stronach internetowych dokładny regulamin świadczenia usług i wzór umów, z którymi można wcześniej zapoznać się, co gwarantuje brak ukrytych opłat,
• możliwość przetestowania konkretnego modelu auta (floty wypożyczalni zwykle obejmują najnowsze modele i konfiguracje wprowadzone niedawno na rynek) przed jego ewentualnym zakupem lub wynajmem długoterminowym.

Wynajem krótkoterminowy samochodów – wady

Wynajem krótkoterminowy to umowa dzierżawy auta, która ma charakter doraźny (zwykle do 21 lub 30 dni). Z tego względu niewiele wypożyczalni przygotowuje dla Klientów specjalne zniżki czy dba o preferencyjne warunki. Dodatkowe wyposażenie bardzo często jest oddzielnie płatne (przy umowie długoterminowej może być ono wliczone w cenę abonamentu). Ceny czasami mogą maleć, gdy podpisujemy umowę na nieco dłużej, ale różnica pomiędzy pierwszą, a ostatnią dobą raczej nie przekroczy 10-20%. Dodatkowe bonusy zwykle są przygotowane dla Klientów, którzy wiążą się z wypożyczalnią umową na dłużej (najem średnioterminowy i długoterminowy).

Kolejną słabszą stroną wynajmu krótkoterminowego bywają opłaty dodatkowe. Podstawowe ubezpieczenia zwykle są wliczone w cenę najmu, ale Klienci nie zawsze mogą liczyć np. na bezpłatną opiekę Assistance. Niektóre firmy stosują tzw. opłaty przygotowawcze (jest to jednak coraz rzadsza praktyka) czy kary za przekroczenie dziennego limitu kilometrów. Przy umowach krótkoterminowych zwykle należy dokładnie pilnować terminu zwrotu, ponieważ często są naliczane dodatkowe opłaty za spóźnienia lub pusty bak (w zależności od warunków podpisanej umowy).

Kiedy warto zdecydować się na wynajem krótkoterminowy?

Wynajem krótkoterminowy samochodów to usługa, która została stworzona z myślą o osobach potrzebujących auta okazjonalnie. Umowę najczęściej można podpisać już na 1 dzień, dlatego nie jest ona zobowiązująca i pozwala uzyskać mobilność bez konieczności ponoszenia wysokich opłat.

Wynajem krótkoterminowy doskonale sprawdzi się, gdy:

• nie posiadasz własnego auta, a chcesz uzyskać mobilność – opcja jest wygodniejsza niż podróżowanie środkami komunikacji publicznej i tańsza niż taxi,
• potrzebujesz auta innej klasy niż to, którym jeździsz na co dzień – np. planujesz wycieczkę, rodzinne wakacje czy wyjazd do rodziny i potrzebujesz przestronnego samochodu z pojemnym bagażnikiem,
• planujesz prywatny lub służbowy wyjazd w większej grupie i potrzebujesz 9-osobowego busa,
• chcesz wypożyczyć samochód klasy Premium na ślub lub firmowy event,
• chcesz odebrać firmowych gości czy kontrahentów (np. z lotniska) i potrzebujesz eleganckiego samochodu dopasowanego do potrzeb VIP (istnieje możliwość najmu wraz z obsługą kierowcy),
• wybierasz się w prywatną lub służbową podróż do innego miasta i na miejscu chcesz wygodnie poruszać się samochodem,
• przylatujesz do Polski i chcesz wynająć auto, które zostanie podstawione prosto na lotnisko,
• potrzebujesz dodatkowego służbowego auta dla firmy na krótki okres czasu (np. z powodu zaangażowania dotychczas użytkowanego pojazdu przez pracowników, którzy wyjechali w podróż służbową),
• potrzebujesz samochodu zastępczego na czas przeglądu lub naprawy Twojego auta,
• sprzedałeś swój samochód i przed zakupem nowego potrzebujesz na kilka lub kilkanaście dni środka transportu,
• potrzebujesz pojemnego auta dostawczego, aby przewieźć większy ładunek (firmowy towar, materiały budowlane, sprzęt AGD, meble itp.),
• chcesz przetestować konkretny model auta (np. przed jego zakupem, zobaczyć, jak prowadzi się samochód sportowy czy klasy Premium).

Na czym polega długoterminowy wynajem samochodu?

Długoterminowy wynajem samochodów to umowa dzierżawy (najmu) pomiędzy wynajmującym (wypożyczalnią samochodów), a najemcą. Zastanawiając się, co to jest długoterminowy wynajem samochodów, należy pamiętać, że cechą charakterystyczną tego rozwiązania jest czas trwania umowy. Umowa zawierana jest na ściśle określony czas (najczęściej od 13 do 24 lub 48 miesięcy), a za użytkowanie auta najemca płaci miesięczną ratę (czynsz). Kwota czynszu jest z góry ustalona, ale mogą w nią wchodzić także dodatkowe kary umowne (np. za przekroczenie miesięcznego limitu). Wypożyczalnie najczęściej nie stosują wpłaty początkowej (tak, jak w przypadku leasingu czy zakupu pojazdu na kredyt), zapewniają w miesięcznej cenie pakiet ubezpieczeń, likwidację szkód, wymianę opon, przeglądy, samochód zastępczy na czas naprawy.

Znając definicję długoterminowego wynajmu samochodów, warto zaznaczyć, że rozwiązanie to stworzono z myślą o firmach i osobach indywidualnych, które nie mogą lub nie chcą kupić samochodu za gotówkę bądź na raty. Usługa cieszy się dużą popularnością zarówno wśród dużych firm, które budują całe floty pojazdów, jak i wśród mikroprzedsiębiorców poszukujących korzystnej formy na sfinansowanie służbowego auta. Długoterminowe umowy najmu bardzo często są rozpatrywane w porównaniu do leasingu operacyjnego.

Wynajem długoterminowy samochodów pozwala firmom poszerzać floty bez konieczności posiadania wysokiego wkładu własnego czy obciążania budżetu jednorazową ceną pojazdu. Miesięczne raty z reguły są niewysokie, a nadwyżki gotówki przedsiębiorstwo może zainwestować w dalszy rozwój działalności. W umowie najmu wypożyczalnia aut z góry określa miesięczny czynsz za najem. To pozwala dokładnie wyliczyć koszty utrzymania floty w długiej perspektywie czasu i planować firmowy budżet (bez obaw o nieprzewidziane wydatki).

Długoterminowy wynajem samochodu: jakie dokumenty są niezbędne?

Lista dokumentów wymaganych od Klientów, którzy zamierzają starać się o długoterminowe wynajęcie wybranego pojazdu jest ściśle zdeterminowana polityką konkretnej wypożyczalni. Inne oczekiwania mogą być stosowane w przypadku Klientów prywatnych, a inne w odniesieniu do Klientów firmowych, którzy muszą liczyć się z tym, że wypożyczalnia będzie oczekiwała przedstawienia dokumentacji poświadczającej osiągane dochody. W kontekście dokumentacji, jaką Klient będzie musiał przedstawić, nie bez znaczenia może być też forma prowadzenia działalności gospodarczej.

Jakie są warunki długoterminowego wynajmu samochodu?

W praktyce, warunki długoterminowego wynajmu samochodów to kwestia wysoce indywidualna, uzależniona od oferty wybranej wypożyczalni pojazdów. Warto jednak zaznaczyć, że cechą charakterystyczną najmu długoterminowego bardzo często jest możliwość negocjowania zawieranych umów i warunków finansowych, zwłaszcza jeśli Klient decyduje się na wynajem więcej niż jednego pojazdu, co dla wypożyczalni będzie oznaczało konkretne zyski. Wskazane jest więc dążenie do wynegocjowania umowy najmu dostosowanej do własnych potrzeb.

Długoterminowy wynajem samochodu: wady i zalety

Analizując kwestię długoterminowego wynajmu samochodów, warto znać plusy i minusy tego rozwiązania. Główne zalety wynajmu długoterminowego to:

1. Dostęp do szerokiej gamy pojazdów
   Profesjonalna wypożyczalnia samochodów w ofercie najmu długoterminowego przygotowuje auta dopasowane do różnych potrzeb firm. Szeroka gama aut osobowych różnych klas pozwala wynająć zarówno ekonomiczne i zwrotne auto do jazdy po mieście, jak i pojemny pojazd z nadwoziem typu kombi, który sprawdzi się w dłuższych trasach. Z powodzeniem można wynająć również osobowe busy i mini-busy, vany, pojemne samochody dostawcze czy pojazdy specjalne (np. typu chłodnia). Dzięki temu najem jest idealnym rozwiązanie dla firm działających w wielu różnych branżach i potrzebujących środka transportu dopasowanego do specyficznych potrzeb.
2. Dostęp do najnowszych modeli samochodów
   Wypożyczalnie przygotowują oferty najnowszych modeli pochodzących od cenionych marek. Za stosunkowo niewielką opłatą firmy mogą wtedy uzyskać zarówno ekonomiczny samochód użytkowy, jak i reprezentacyjne auto klasy Premium. Są to nowe samochody w doskonałym stanie technicznym i wizualnym, co gwarantuje elegancki wygląd (auta bardzo często są wizytówką przedsiębiorstw) oraz niezawodność na trasie. Większość przedsiębiorstw kupujących samochody za gotówkę nie mogłoby zmieniać pojazdów w swojej flocie z taką częstotliwością.
3. Bogate wyposażenie dodatkowe
   Auta dostępne w ramach wynajmu długoterminowego najczęściej posiadają bogate wyposażenie dodatkowe. Klienci zainteresowani wyższym komfortem mogą wybierać konfiguracje z systemami wspomagania jazdy (ABS, ESP, ACC, AFIL, AFL, ASR, TPMS, TSR, EBD), czujnikami parkowania, poduszkami powietrznymi, klimatyzacją i innymi udogodnieniami. W cenę może zostać wliczona także nawigacja GPS czy nowoczesne systemy multimedialne.
4. Korzyści podatkowe i brak obniżenia zdolności kredytowej
   Które rozwiązanie jest lepsze: długoterminowy najem samochodu czy leasing? Z punktu widzenia przedsiębiorstwa, wynajem długoterminowy jest korzystny, ponieważ, podobnie jak ratę leasingową, miesięczny czynsz można wliczyć w koszty prowadzonej działalności. Profity podatkowe to jednak nie jedyny plus. Wynajem samochodu nie obniża zdolności kredytowej firmy (tak, jak rata leasingowa czy zakup pojazdów na raty). Dzięki temu firma nie będzie mieć problemów, gdy złoży w banku wniosek o kredyt (np. inwestycyjny).
5. Ubezpieczenia w pakiecie
   W ramach wynajmu długoterminowego wypożyczalnia samochodów najczęściej zapewnia pełen pakiet ubezpieczeń i likwidację szkód komunikacyjnych. Stała miesięczna rata zwalnia Klienta z konieczności pamiętania o polisie OC, AC, NNW czy Assistance.
6. Serwisowanie i zarządzanie flotą
   Kolejnym profitem z wynajmu długoterminowego najczęściej jest serwisowanie i obsługa techniczna wliczone w koszty najmu. Wypożyczalnia dba wtedy o regularne przeglądy techniczne (terminy zgodne z obowiązującymi przepisami), wymianę i przechowanie opon.
   Przedsiębiorstwa coraz częściej korzystają z ofert obejmujących nie tylko sam wynajem, ale także zarządzanie firmową flotą. W tym przypadku, umowa może objąć nie tylko serwis czy opiekę Assistance, ale także np. karty paliwowe, nawigację GPS floty oraz osobistego konsultanta.
7. Samochód zastępczy w razie awarii
   Wynajem długoterminowy samochodów zwykle obejmuje auto zastępcze w razie awarii. Dzięki temu w czasie przeglądu i naprawy firma nie traci potrzebnego pojazdu ze swojej floty, co mogłoby powodować dezorganizację w codziennej pracy.
8. Możliwość wykupienia auta
   Umowy wynajmu długoterminowego mogą obejmować możliwość wykupu użytkowanego auta po zakończeniu okresu najmu. Nie są one jednak obowiązujące, dlatego Klient może sam zdecydować, czy interesuje go wykup, czy np. woli podpisać nową umowę i zmienić markę lub model.
9. Mniej formalności
   Za wynajem długoterminowy Klient otrzymuje jedną fakturę. Dzięki temu firma nie musi oddzielnie rozliczać ubezpieczeń czy usług serwisowych.
10. Elastyczne umowy
    Wynajem długoterminowy aut to usługa, która wiąże Klienta z wypożyczalnią na dłużej, dlatego firmy często oferują elastyczne umowy najmu. Zwykle dostępne są różne pakiety, które można dopasować do indywidualnych potrzeb. Często istnieje także możliwość negocjacji warunków najmu czy wysokości miesięcznej raty (np. w przypadku wynajmu w jednej wypożyczalni wielu pojazdów).

Wynajem długoterminowy samochodów ma także wady. Jest to umowa podpisywana na dłuższy okres czasu niż najem krótkoterminowy, dlatego Klient powinien dokładnie określić własne potrzeby oraz oczekiwania i dopiero na tej podstawie dobrać samochód (ważna jest klasa, zużycie paliwa, pojemność, wyposażenie). W większości umów rezygnacja przed terminem wiąże się z naliczeniem wysokiej kary umownej. Obecnie wiele wypożyczalni umożliwia wymianę auta na inne w czasie trwania umowy (takie sytuacje rozpatrywane są jednak indywidualnie).

Do minusów wynajmu długoterminowego samochodów można zaliczyć:

• nie jesteś właścicielem pojazdu – samochody po wynajmie długoterminowym trzeba oddać, dlatego każda miesięczna rata nie jest równa ze spłacaniem samochodu (tak, jak ma to miejsce w przypadku zakupu na raty),
• ewentualny wykup auta po wynajmie długoterminowym zwykle jest dość drogi (droższy niż przy leasingu),
• w ten sposób można finansować wyłącznie nowe samochody, dlatego raty nie są najniższe,
• podczas oddawania samochód przechodzi drobiazgową kontrolę rzeczoznawcy – za wszystkie ponadnormatywne zużycia, zarysowania czy uszkodzenia trzeba dopłacić (w praktyce o wynajęte auto trzeba dbać o wiele bardziej niż o własne),
• w wielu umowach obowiązuje limit kilometrów – za każdy nadliczbowy kilometr należy dopłacić, dlatego warto dobrze przemyśleć zakontraktowany przebieg maksymalny (czasami można negocjować jego podwyższenie, a jednorazowa opłata za aneks do umowy często jest niższa niż kara za każdy przekroczony kilometr),
• wynajmowane samochody są serwisowane wyłącznie w ASO, gdzie ceny usług są dość wysokie. Gdy serwis uzna, że rysy czy inne uszkodzenia powstały z winy kierowcy i są zużyciem ponadnormatywnym, za lakierowanie lub inną usługę może zostać wystawiona dodatkowa faktura dla najemcy,
• brak zniżek na OC i AC – auto jest zarejestrowane na wypożyczalnię, dlatego najemca za okres jeżdżenia nim nie gromadzi zniżek na ubezpieczenia (ma to znaczenie głównie w przypadku firm jednoosobowych, gdzie wynajęty samochód stanowi podstawowy środek transportu). Zasada ta działa jednak także w drugą stronę – ewentualne kolizje nie wliczają się do lat bezszkodowej jazdy,
• w przypadku kradzieży auta raty są naliczane aż do momentu, gdy wypożyczalnia uzyska odszkodowanie z ubezpieczenia (wtedy zostaną odliczone), dlatego może okazać się, że firma płaci za wynajem, a przez określony czas nie posiada auta. Może dojść także do sytuacji, gdy aktualna wartość samochodu w momencie kradzieży (lub szkody całkowitej) jest niższa niż suma rat, które pozostały do spłacenia. Wtedy najemca jest obciążony różnicą (na taki wypadek można wykupić ubezpieczenie od ryzyka – GAP).

Wynajem długoterminowy jest zobowiązaniem na dłuższy czas, a jego opłacalność uzależniona jest przede wszystkim od dopasowania szczegółowych warunków umowy do własnych potrzeb.

Czy długoterminowy wynajem samochodu się opłaca?

Wynajem długoterminowy aut to rozwiązanie idealne dla firm różnej wielkości (od mikroprzedsiębiostw przez sektor MŚP aż po duże korporacje), które chcą poszerzyć flotę bez konieczności ponoszenia wysokich nakładów za jednym razem. Usługa dobrze spełni oczekiwania zarówno przedsiębiorstw, które potrzebują wielu samochodów (np. do floty transportowej czy dla sieci przedstawicieli terenowych), jak i firm, które w ten sposób chcą sfinansować jedno czy kilka aut.

Rozwiązanie sprawdzi się przede wszystkim, gdy:

• chcesz szybko poszerzyć firmową flotę bez zbędnych formalności,
• chcesz uniknąć konieczności samodzielnego zarządzania służbową flotą (serwis, auto zastępcze i składki ubezpieczeniowe zostaną opłacone przez wypożyczalnię samochodów odpowiedzialną za ich wykonywanie, a Ty otrzymasz jedną fakturę na wszystkie usługi),
• potrzebujesz reprezentacyjnego samochodu klasy Premium, a nie dysponujesz odpowiednim budżetem, aby go zakupić za gotówkę,
• poszukujesz alternatywy dla leasingu, która nie obciąży zdolności kredytowej firmy,
• chcesz, aby firma dysponowała wyłącznie nowymi i niezawodnymi pojazdami.

Z wynajmu długoterminowego mogą skorzystać także osoby prywatne, które potrzebują auta, a nie dysponują odpowiednim budżetem na jego zakup.